Wer schon einmal mit Lotus Notes CRM gearbeitet hat, der hat sicher auch darüber gestaunt, dass sich damit auf einfache Weise Daten aus anderen Anwendungen importieren lassen und es genauso einfach ist, Dokumente aus Lotus Notes CRM heraus so zu speichern, dass sie in den verschiedensten „fremden“ Anwendungen problemlos weiterverarbeitet werden können.

Verantwortlich ist das für diesen Transfer verwendete „ODF“. Dabei handelt es sich um einen so genannten offenen Standard, der für alle Arten von Bürodokumenten angewendet werden kann. Dabei werden zur Angabe der Darstellung die verschiedenen XML Sprachen benutzt, die dem fürs Internet geeigneten HTML Code sehr ähnlich sind. Dabei handelt es sich durchweg um „Auszeichnungssprachen“, bei denen der mit Unicode oder ASCII gespeicherte Quelltext mit Angaben zur Formatierung und Verarbeitung versehen wird. Damit sorgt Lotus Notes CRM dafür, dass mit den unterschiedlichsten Anwendungen der gängigen Betriebssysteme „kooperiert“ werden kann. Das hat den Vorteil, dass man auch mit Geschäftspartner Daten austauschen kann, die nicht über Lotus Notes CRM verfügen.

Dadurch wird in den Unternehmen wertvolle Zeit für eine erneute manuelle Eingabe der Daten eingespart. Die frei werdenden Kapazitäten kann man zum Beispiel einsetzen, um seinen Kunden eine intensivere Betreuung zuteil werden zu lassen, bei der Lotus Notes CRM ebenfalls eine Reihe von sinnvollen Funktionen für die Nutzer bereit hält. Sie reichen von der Ausgabe der Daten in unterschiedlichen Dialogfenstern bis hin zur Nutzung der modernsten und kostengünstigsten Methoden der Kommunikation. Dabei kommen auch Varianten wie die personalisierte E-Mail, der persönlich gehaltene Serienbrief und die preiswerte Telefonie über das Internet nicht zu kurz.